Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử, việc cập nhật thông tin thay đổi về quy định hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết sau khi Thông tư 68/2019/TT-BTC được ban hành. Những chia sẻ sau sẽ giúp quý bạn đọc hiểu thêm các thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ngày ký hóa đơn điện tử, ký hiệu và đánh số hóa đơn.

Ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 01/11/2020, ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Đồng thời, số hóa đơn bao gồm 8 chữ số từ 00000001 – 99999999.

Bên cạnh đó, ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được thay đổi theo Điểm a.2, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC cụ thể như sau: 

Ký tự đầu tiên: dùng để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là hóa đơn giá trị gia tăng; 2 là hóa đơn bán hàng; 3 là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Ký tự thứ 2 là C (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) hoặc K (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

Ký tự thứ 3 và 4 là năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch (ví dụ: Hóa đơn điện tử lập năm 2020 thì ký tự 3 và 4 sẽ là 20)

Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T; D; L; M.
Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi. Theo Khoản 1, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định này để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại Khoản 1e, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này”. Như vậy, hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số hóa đơn điện tử mới được coi là hợp lệ.

In chuyển đổi hóa đơn điện tử

Kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Thay vì gửi báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần thì từ ngày 1/11/2020 doanh nghiệp có 2 cách để thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế:
Cách 1: Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo Thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng, áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông, Bảo hiểm, Tài chính ngân hàng, Vận tải hàng không,…

Báo giá hóa đơn điện tử CyberBill – Lưu trữ miễn phí HĐ

Kinh nghiệm lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở công ty

Cách 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn, áp dụng đối với các trường hợp khác, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi cho người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.