Hướng dẫn biên soạn tài liệu

I/ MỤC ĐÍCH:

• Cung cấp một phương pháp thống nhất trong việc soạn thảo các tài liệu.
• Đảm bảo các tài liệu được triển khai áp dụng một cách nhất quán về hình thức và cách trình bày.
• Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa của tài liệu.

II/ PHẠM VI:

Hướng dẫn này áp dụng cho tất cả các loại tài liệu trong mọi hoạt động

III/ ĐỊNH NGHĨA:

Không có.

IV/ NỘI DUNG:

1 BIÊN SOẠN CÔNG VĂN QUYẾT ĐỊNH

Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

Khổ giấy

• Các tài liệu, công văn được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). 
• Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

Kiểu trình bày

• Trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). 
• Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Trang mặt trước:

• Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; 
• Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.

Trang mặt sau:

• Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; 
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
• Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm. 

Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:

Quốc hiệu:

• Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.
• Dòng chữ trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam>>> được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
• Dòng chữ dưới: Độc lập – Tự do – Hạnh phúcccc được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.
• Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Bài viết liên quan:

>>> Nội thất cho phòng khách nhỏ

>>> Bật mí bí quyết đắp mặt nạ vitamin E

Giới thiệu Công ty Cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường. 
Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. 
Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:

• Phần mềm kế toán CyberBook
• Hợp đồng điện tử CyberSign
• Hóa đơn điện tử CyberBill
• Thuế điện tử CyberTax
• Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare tại NewCA
• Dịch vụ kế toán NewCA
• Dịch vụ bảo hiểm
• Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/

Trên đây là thông tin về Hướng dẫn biên soạn tài liệu mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.