Việc triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan thuế, giúp rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, quy trình xử lý hóa đơn nhanh chóng với biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu đồng thời giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử vẫn gặp một số khó khăn bởi nhiều doanh nghiệp còn tỏ ra e ngại trước hình thức hóa đơn mới này. Cụ thể những băn khoăn của doanh nghiệp đối với hóa đơn điện tử là gì? Bài viết sau đây sẽ làm rõ vấn đề trên.

Hầu hết các doanh nghiệp chưa triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đều có chung những mối lo như: còn nhiều hóa đơn giấy nên vẫn tiếp tục sử dụng nốt số hóa đơn đã in; lo ngại khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử do tâm lý ngại thay đổi của doanh nghiệp dẫn đến việc không sẵn sàng tiếp cận hóa đơn điện tử hay nhiều doanh nghiệp còn do dự về vấn đề an toàn, bảo mật của hóa đơn điện tử khi thực hiện trên môi trường internet, không tin tưởng vào công cụ, an ninh an toàn của nhà cung cấp.

Mời xem thêm: howleraudio

Vấn đề chung là như vậy, nhưng bản thân các doanh nghiệp cũng có những mối lo ngại riêng của mình. Với các doanh nghiệp lớn, đó là việc phải thay đổi cả một bộ máy hành chính – kế toán đồ sộ sang một hình thức làm việc hoàn toàn mới.

Việc này không chỉ đòi hỏi thời gian để các nhân sự làm quen mà việc chuyển giao công nghệ cũng cần phải diễn ra một cách mượt mà, tránh gây cản trở tới công việc hằng ngày cũng như ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Thậm chí, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện cải tổ công tác tổ chức kế toán để thích ứng với các thay đổi mới. Để giải quyết được vấn đề này, doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình một đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử có đủ tầm và đủ tâm và tất nhiên là có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao để luôn hỗ trợ doanh nghiệp mỗi khi có vướng mắc xảy ra.

Còn với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó là vấn đề về cơ sở vật chất và chi phí phát sinh. Bản thân các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thậm chí là siêu nhỏ thì họ thường không xuất nhiều hóa đơn. Các doanh nghiệp này cũng cho rằng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải đầu tư hạ tầng kỹ thuật nên sẽ mất nhiều chi phí. Họ hài lòng với quy cách làm việc với hóa đơn giấy truyền thống và chờ đến khi bắt buộc thì mới triển khai.

Thế nhưng, bản thân các doanh nghiệp này lại không nhận ra rằng mặc dù chi phí của một hóa đơn giấy đúng là không quá cao nhưng họ sẽ phải chịu thêm các chi phí như: phí vận chuyển qua lại với đối tác, phí lưu trữ hóa đơn,… tức là chi phí của hóa đơn giấy thực tế đã bị đội lên gấp nhiều lần so với hóa đơn điện tử trong khi những rủi ro về vấn đề lỗi, hỏng, mất hóa đơn cũng cao hơn hẳn. Còn với vấn đề hạ tầng kỹ thuật, nếu doanh nghiệp không đủ khả năng để đầu tư bài bản thì chỉ cần lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trung gian là ổn.

Trên thực tế, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng hơn rất nhiều so với tưởng tượng của các doanh nghiệp. Bản chất của việc ứng dụng chuyển đổi số là vận hành, tích hợp công nghệ số vào tất cả các tiến trình vận hành của một tổ chức nhằm mang lại nhiều giá trị tích cực cho tổ chức đó như tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí… Trong khi thao tác nghiệp vụ thì không có nhiều khác biệt so với hóa đơn giấy, thậm chí là nhàn hơn rất nhiều do đã được tự động hóa ở một số khâu. 

DN kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT theo nguyên tắc nào?

7 bước đơn giản để nộp thuyết minh báo cáo tài chính qua mạng

Mỗi doanh nghiệp đều có một cái khó riêng khi quyết định chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử. Do đó, để việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi thì doanh nghiệp cần chọn cho mình một đơn vị cung ứng phần mềm uy tín, có thể hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh.